Connexion / premier accès
Premier accès par compte créé et remis par la plateforme ou par la procédure interne de l’établissement. Reconnexion avec email/téléphone + mot de passe.
Parcours écran par écran
- 1. Ouvrir la page de connexion.
- 2. Renseigner l’identifiant communiqué à la création du compte.
- 3. Saisir le mot de passe initial puis le changer si le système le demande.
- 4. Arriver sur le cockpit de gestion ou le tableau de bord opérationnel.
- 5. Depuis cet écran, accéder aux modules de trésorerie, inscriptions, suivi et rapports.
Création / rattachement
Les comptes liés à des contacts (parent, élève, personnel) sont créés à partir d’un contact déjà renseigné ou d’une invitation envoyée par l’établissement.
Missions principales
- Assurer le fonctionnement quotidien de l'école.
- Appliquer les décisions des associés.
- Préparer et suivre le budget.
- Superviser les encaissements et les dépenses.
- Organiser la rentrée scolaire.
- Coordonner les services administratifs.
- Produire les rapports de gestion.
- Faire respecter les procédures internes.
Tâches réglementées
- Préparer les budgets.
- Valider les dépenses autorisées.
- Suivre les impayés.
- Contrôler la trésorerie.
- Superviser les inscriptions.
- Coordonner les relances.
- Vérifier les rapports des services.
- Soumettre les décisions sensibles aux associés.
Pouvoirs autorisés
- Valider certaines dépenses dans les seuils autorisés.
- Demander des rapports aux services.
- Affecter des tâches au personnel administratif.
- Superviser les relances.
- Proposer des sanctions administratives.
- Ouvrir ou clôturer certaines opérations selon procédure.
Limites d’autorité
- Ne pas modifier les notes pédagogiques.
- Ne pas supprimer un paiement.
- Ne pas annuler un reçu sans justification.
- Ne pas modifier une décision d'assemblée.
- Ne pas engager une grosse dépense sans validation lorsque le seuil est dépassé.
- Ne pas contourner les procédures de caisse.
Documents à consulter
- États de caisse.
- Rapports de paiement.
- Rapports d'impayés.
- Budgets.
- Dépenses.
- Rapports pédagogiques synthétiques.
- Rapports de présence du personnel.
- Rapports de rentrée.
Documents à produire
- Rapport journalier ou hebdomadaire de gestion.
- Rapport mensuel aux fondateurs.
- Budget prévisionnel.
- État des dépenses.
- État des impayés.
- Rapport de préparation de rentrée.
Traçabilité
Toute dépense, validation, annulation, modification tarifaire ou décision sensible doit être enregistrée avec la date, le motif, le demandeur, le valideur et la pièce justificative.
Principe wébérien appliqué
Hiérarchie claire, compétence administrative, règles écrites, procédures impersonnelles, traçabilité.