Comptable / Caissier

Agent financier opérationnel chargé des encaissements, de la caisse et du suivi des paiements.

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AutoritéAutorité limitée aux opérations financières autorisées par le gestionnaire.
Supérieur hiérarchiqueGestionnaire.
Connexion / premier accès Compte créé par l’établissement ou par la plateforme selon le dispositif. Reconnexion avec les mêmes identifiants de connexion.
Parcours écran par écran
  1. 1. Ouvrir la page de connexion.
  2. 2. Entrer l’email, le téléphone ou l’identifiant remis à la création du compte.
  3. 3. Renseigner le mot de passe.
  4. 4. Arriver sur le portail comptable.
  5. 5. Ouvrir la caisse, les encaissements, les reçus, les impayés et les exports financiers.
Création / rattachement Les comptes liés à des contacts (parent, élève, personnel) sont créés à partir d’un contact déjà renseigné ou d’une invitation envoyée par l’établissement.

Missions principales

  • Encaisser les paiements.
  • Générer les reçus.
  • Suivre les soldes des élèves.
  • Préparer les relances.
  • Tenir l'état de caisse.
  • Produire les rapports de recouvrement.
  • Signaler les anomalies financières.
  • Consulter certaines informations scolaires utiles au recouvrement.
  • Consulter le bilan et le compte de résultat.
  • Préparer les bulletins de paie et le budget prévisionnel.

Tâches réglementées

  • Enregistrer un paiement.
  • Générer un reçu.
  • Vérifier les paiements Wave ou mobile money.
  • Consulter la fiche financière de l'élève.
  • Suivre les impayés.
  • Préparer les listes de relance.
  • Signaler les élèves débiteurs absents ou radiés.
  • Produire les états de caisse.

Pouvoirs autorisés

  • Enregistrer un encaissement.
  • Émettre un reçu.
  • Consulter les soldes.
  • Exporter les listes financières.
  • Envoyer ou préparer des relances.
  • Signaler une anomalie au gestionnaire.
  • Utiliser Engagement IA (recommandations) sur web et mobile.
  • Gérer les relances SMS Infobip depuis le portail web uniquement.
  • Générer les PDF Documents depuis le portail web uniquement.
  • Consulter le bilan, le compte de résultat et le journal comptable (web).
  • Générer des bulletins de paie en brouillon (web) — validation et paiement réservés à la direction.
  • Créer et alimenter un budget prévisionnel (web) — validation et clôture réservées à la direction.
  • Générer les relevés de préparation CNPS et état 301 (web).

Limites d’autorité

  • Ne pas modifier les notes.
  • Ne pas modifier les absences.
  • Ne pas gérer la discipline.
  • Ne pas valider les bulletins.
  • Ne pas supprimer un paiement.
  • Ne pas annuler un paiement sans autorisation.
  • Ne pas consulter les informations pédagogiques non nécessaires.
  • Ne pas accéder à la gouvernance.
  • Ne pas gouverner Wave (activation / politique) — réservé au gérant ; saisie du lien marchand seulement si délégation.
  • Sur mobile : pas de centre SMS ni de génération PDF Documents (portail web).
  • Ne pas valider ni marquer payée une fiche de paie, ni la supprimer — réservé à la direction.
  • Ne pas valider ni clôturer un budget prévisionnel — réservé à la direction.
  • Les exports CNPS et état 301 (ADR-0148/0149) sont des relevés de préparation interne, pas des déclarations officielles prêtes à transmettre.

Documents à consulter

  • Fiches financières élèves.
  • États des impayés.
  • Reçus.
  • Échéanciers.
  • Relances.
  • Présence récente utile au recouvrement.
  • Journal de caisse.
  • Catalogue Documents (génération PDF sur le web).

Documents à produire

  • Reçus.
  • État de caisse.
  • Rapport journalier des encaissements.
  • Rapport mensuel de recouvrement.
  • Liste des élèves non soldés.
  • Liste des parents à relancer.
  • Rapports financiers PDF (téléchargement in-app ou web).
  • Relances SMS (portail web).

Traçabilité

Chaque paiement doit avoir une référence, un montant, une date, un mode de paiement, un élève concerné, un agent ayant encaissé et un reçu associé.

Principe wébérien appliqué

Procédure formelle, traçabilité, séparation des tâches, autorité limitée au poste.